Régulateur (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement, l'Association Appui Santé du Grand Hainaut recrute un Régulateur (H/F) pour le DAC (dispositif d'appui à la coordination) Grand Hainaut.

Le régulateur (H/F) doit être titulaire obligatoirement d'une formation de secrétariat, d'une maitrise des outils informatiques de bureautique et d'une formation à l'écoute. Une expérience dans le secteur médico-social serait un plus.

Le régulateur (H/F) travaille, en lien avec l'équipe de terrain, assure au prorata de son temps de présence : L'accueil téléphonique et le suivi administratif et logistique des activités de l'équipe du DAC.

Activités principales

Partie Plateforme téléphonique

1* Accueil et orientation téléphonique au sein de la plateforme

• Identifier l'objet de la demande
• Recueillir les informations et savoir les répertorier et les stocker
• Informer et donner une réponse individualisée et graduée.
• Assurer une orientation vers les services et informations adaptés, selon les critères déterminés et selon le degré de complexité avec les moyens de communications adéquats.
• Répondre, réguler les demandes selon le délai de réponse attendu de 48 heures en identifiant le degré d'urgence de la réponse et en étant réactif
• Remonter les problématiques au responsable de la plateforme téléphonique.
• Gérer la temporalité des réponses et des priorités.
• Réorienter les situations complexes au référent de parcours complexe présent en plateforme.
• Renseigner les indicateurs permettant d'analyser l'activité dans le SharePoint et COORDIN

2* Gestion et orientation mail au sein de la plateforme.

• Si information ou demande de rappel : identifier la demande et la traiter via la procédure interne.
• Si nouvelle demande DAC avec éléments nécessaires : la traiter via la procédure interne.- Si nouvelle demande DAC avec éléments manquants : l'orienter vers le référent de parcours complexe- de plateforme.

Partie Gestion Administrative

Assurer le suivi administratif et logistique des activités de l'équipe du DAC

• Contribuer à la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées en gérant le classement et l'archivage des dossiers papiers.
• Réaliser la mise en forme et la correction du courrier à destination des partenaires.
• Assurer une veille des outils numériques en lien avec le référent/e Eparcours en remontant notamment, les disfonctionnements ou améliorations nécessaires.
• Préparer les Pochettes vierges de visite pour l'ensemble du personnel DAC.
• Aider l'équipe de terrain du DAC dans l'insertion des dossiers patients dans le nouveau logiciel.
• Gérer le suivi de l'ensemble des enveloppes FNASS en cours.

Et toute autre tâche complémentaire demandée inhérentes au fonctionnement du service

Qualités professionnelles

Les « Savoirs »

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
• Sens de l'organisation (classement, archivage...)
• Techniques de prises de notes, normes rédactionnelles
• Utilisation d'outil collaboration, technique de numérisation,
• Connaissance du secteur social et médico-social

Les « Savoirs Faire »

• Rendre compte, diffuser l'information
• Capacité à s'adapter à différents interlocuteurs
• Orienter, informer, différer la réponse
• Rédiger un courrier sans faute d'orthographe et grammaticale

Les « Savoirs êtres »

• Esprit du travail en collaboration et en partenariat
• Rigueur et organisation
• Fiabilité et discrétion
• Capacité d'initiative et autonomie